Come Migliorare il Lavoro di Squadra nella propria Azienda

Riunioni frequenti dalle quali si torna a casa con la sensazione di aver concluso poco o niente, decisioni prese da tempo che vengono rimesse continuamente in discussione, progressi lenti e confusi, obiettivi vaghi oppure raggiunti a fatica…

Se quello che hai appena letto ti sembra uno scenario noto, è giunto il momento di riorganizzare il tuo team di lavoro, perché il perdurare di questo stato di confusione, di per sé frustrante, potrebbe danneggiare il benessere e la produttività della tua azienda e dei singoli collaboratori.

IL VANTAGGIO DI AVERE DELLE LINEE GUIDA CONDIVISE

Per quanto ogni azienda abbia delle caratteristiche a sé che non possiamo esaminare in questa sede, un ottimo punto di partenza può essere la creazione di un insieme di linee guida – o regole – condivise con i collaboratori.

Le linee guida riguarderanno due aspetti fondamentali:

• il ruolo dei singoli membri del team (e le reciproche relazioni);
• il modo di lavorare del team nel suo insieme.

La condivisione di alcune linee guida vi consentirà gradualmente di avere ruoli e obiettivi ben chiari, di discutere sulle questioni più controverse mantenendo un clima di rispetto e fiducia, di elaborare nuove idee grazie al contributo di tutti e di risparmiare tempo perso in inutili divagazioni, a vantaggio della performance dell’intero team.

CHI PREDICA BENE… DEVE PURE AGIRE!

Affinché queste “regole” non rimangano delle pure astrazioni (o semplicemente delle “decorazioni “ sulla lavagna della sala riunioni), è necessario però che si traducano in comportamenti concreti. Non potrai aspettarti la collaborazione dei dipendenti più recalcitranti se non sarai tu il primo a dare l’esempio nel gruppo di persone che fanno riferimento a te!

Dovrai fare il possibile per adottare queste norme nella prassi quotidiana e coinvolgere l’intero team nella loro elaborazione.

5 STEP PER ELABORARE DELLE REGOLE COMUNI

Per creare il set di regole del tuo team di lavoro, puoi seguire questi 5 passi:

1) Individua delle regole vincenti, facendo riferimento alle tue esperienze precedenti. Prova a pensare alla tue esperienze lavorative passate e a quali erano gli aspetti migliori dei team con cui hai lavorato: forse c’era una comunicazione più frequente e intensa all’interno del gruppo? Qual era l’atteggiamento dei singoli membri nei momenti di discussione (rispettoso e partecipativo oppure egocentrico)? Quali aspetti pensi si possano riproporre per far crescere il nuovo gruppo?

2) Traduci le norme in comportamenti concreti: all’atto pratico, cosa comporta  rispettare una determinata regola? Ad esempio, se stabilisci la regola di una partecipazione equa nei momenti di discussione, ciò significa che alla prossima riunione interpellerai tutti i membri del team affinché abbiano la possibilità di esprimere il loro parere, anche con un semplice sì o no, assicurandoti che pure chi tende a esporsi meno abbia la possibilità di dire la propria opinione senza essere sopraffatto dai colleghi più logorroici. Solo così potrai scoprire se i membri del team vanno realmente nella stessa direzione, o se in fondo ci sono delle difficoltà o delle divergenze relative agli obiettivi o al modo di lavorare che fino ad ora non sono venute a galla!

3) Stabilisci un massimo di 5 regole. Per evitare un’eccessiva dispersione di tempo ed energie, individua le esigenze che hanno la priorità e lavora su di esse, sarà più semplice per tutti integrare le novità nel lavoro quotidiano.

Ricorda che le regole servono a semplificare, non a complicare la vita all’interno dell’azienda!

4) Crea un piano di lavoro basato sulle nuove regole che sia noto a tutti e che includa dei momenti di riflessione collettiva sui progressi effettuati. Rendi partecipi i singoli membri del team sia dei contenuti che delle tempistiche legate a ciascuna norma.

5) Fa’ in modo che ciascun membro del team si assuma la responsabilità del rispetto delle regole, stabilendo cosa succederà se non verranno seguite. Ad esempio, se decidete che, per assicurare una maggiore concentrazione mentale e partecipazione, non è consentito usare lo smartphone durante le riunioni, cosa dovrà fare il collega che si ostina a giocherellare con il telefono? Oppure che misure verranno prese nei confronti dei collaboratori che tendono sempre a sottrarre spazio agli altri, pur sapendo che anche i colleghi meno loquaci hanno diritto di esprimersi? Anche un piccolo pegno simbolico, come “Chi non rispetta i turni nelle discussioni offre il caffè per tutti” può aiutare a responsabilizzarsi pur mantenendo un certo lato ludico.

L’IMPORTANZA DEI FEEDBACK

Infine, non dimenticare di raccogliere anche i feedback relativi all’introduzione delle nuove regole: ti consentiranno di capire se e come è cambiata l’atmosfera all’interno del gruppo di lavoro, e quali progressi sono stati compiuti.

Tratto da:

https://hbr.org/2018/01/how-to-create-executive-team-norms-and-make-them-stick?utm_medium=email&utm_source=newsletter_monthly&utm_campaign=strategy&referral=00210&spMailingID=18884501&spUserID=MjY4MDE3NjYyNjUxS0&spJobID=1181579965&spReportId=MTE4MTU3OTk2NQS2

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